前回に引き続き、今回はデジタル化したデーターの管理方法、ペーパーレス化を構築する話です。
使うのはEvernote（エバーノート）という超有名サービス。ネット上にメモ、写真、書類などのデジタルデータを保存、管理できるサービスです。
iPhone3Gの時代にEvernoteは起動するのが遅すぎて使い物にならなかったですし、カメラも書類をスキャンする性能はなかったですが、今やLTE通信、スマホカメラの高解像度化で、Evernoteがストレスなく使える時代になりました。
まあ色んなアプリを使えば更に高度な使い方ができますが、できるだけEvernoteひとつだけで管理する方が簡単ですからね。
Evernoteを使って家族でデータを共有
まはるさん親子は以前書いたミニマリストだけどオタクな人にとって死活問題を参考に、すでにcamscanで家の家電の説明書などはスマホで写真に撮って保存していましたので、このデータをEvernoteの家族共有フォルダにブチ込むだけです。
Evernoteにはノートブックと呼ばれるフォルダがありまして、それを共有することができるんですよ。なので、家族共有というノートブックを作って、そこに家族を招待するだけで共有できます。
とりあえず、親子それぞれEvernoteのアカウントを作ってもらいました。ちなみにGoogleのアカウントがあれば一瞬でつくれます。
スマホにevernoteのアプリを入れている２人
そして、ノートブック「家族共有」をつくって、メンバー追加するだけでデータの共有ができます。この「家族共有」ではメンバーなら誰でもファイルを入れたり、消せたり、PDFファイルにマーカー付けたり、書き込みなどの編集もできますし、家族間での連絡事項、写真、どこに何があるかなど様々なことを共有できます。
家族のアカウントを追加すれば完了！
ファイルを探すときは検索すればすぐに出てきますので、いちいち整理しなくても大丈夫です。家の家具の説明書とかあれば、外出先でも家の家具の寸法が分かって便利ですし、他にも細々した書類、図書カードなどの情報などをぶっ込んどけば安心です。
検索だけで十分なんですが、さらに情報を整理したい場合は「タグ」を付けて管理しましょう。「家電」「通信光熱費」「アカウント情報」などのタグを付ければ、より整理されると思います。
一応セキュリティは大丈夫だと思いますが、万が一のことを考えて、本当に見られたらヤバい超重要書類はデジタル化しないほうがいいです。どんだけセキュリティシステムが万全でも、自分の管理がおろそかだと意味が無いですからね。
本はDropboxに
裁断してデジタル化した本のデーターなんですが、Evernoteは無料ユーザーだと1ファイル20MBまでしかアップロードできません。デジタル化した本のデーターは大体70MBくらいなのでEvernoteには入れれません。
解決法は、一月だけプレミアムユーザー月額400円に入って200MBまでしかアップロードできるようにするか、Dropboxという他のサービスを使うかです。
今回はDropboxのサービスを使って、本などの大容量データはそっちに入れておくようにしました。Dropboxだと無料ユーザーでも数GBまで自由に使えます。もちろんこのサービスも家族で共有することができますので、とりあえず家にある本を全部ここに入れておけば、外出先でも、他の家族が読んでいても、いつでも読むことができます。
やっぱデジタル化は最強
デジタル機器の高性能化により、安い端末でもクッキリと見えるので、もはやデジタル化しない理由がありません。
紙の方がいい？そんなの慣れりゃ暗闇でも読める電子書籍の方が絶対便利ですッ！特にデジタル化すると共有が簡単なので家族がいるなら絶対にオススメですッ！！紙の本でエコとか抜かしてる奴よりは確実にエコしてますからッ！！
まはるさんの大学で使うプリントもこのように！
スマホのカメラでスキャンしていく
タブレットで読めばくっきり
デジタルデーターだと検索するだけで見つかるんで、「あーーー、あのプリントどこにやったっけ〜」ってことも無くなります。何かを探す時間って積み重ねたらかなりの時間になると思うんですよ。そんなのホント無駄ですよね。ちなみにプレミア会員ならPDFや画像に書かれている文字も検索してくれるので便利です。
スキャナが無くても、今のスマホのカメラ性能ならEvernoteの撮影機能で文字は十分に読み取れます。本の好きなとこだけを写真に撮って保存するのも良し、友達のノートを撮影するのも良し。ホント、今の学生さんっていい世の中に生まれましたよね！ボクが高校のときは、わざわざデジカメで撮影して写真処理してましたからね。羨ましいっす！
順番に撮影してカメラからアップロードしたら一つのファイルにまとまるのでオススメです。詳しいやり方はまた今度、需要があれば記事にしますね。
終わりに
今回、実質的に初の出張ミニマリストになりました。
元々、めちゃくちゃスッキリした部屋だったので、見た目的には何の変化もないんですが（笑）、デジタル化を生活の中に導入することで、より効率的な生活ができると思います。
今回やってみて思ったのが、やっぱミニマリスト生活する上でタブレットはあった方がいいなと感じました。スマホでも大丈夫なんですが、やっぱタブレットサイズの画面じゃないと読みづらいですね。まあ他にも何かするのにタブレット便利ですし。ぼくはMacBookからSURFACEに乗り換えましたが、ホント乗り換えてよかったです。タブレットとしても使えるんで。
初めてやるのでかなりグダったんですが、まはるさん親子の人柄の素晴らしさのおかげで色々助かりました。本当にありがとうございました。それとないなりさんに頂いたスキャナと裁断機が本当に活躍しました！ありがとうございます！
こんだけの紙をデジタル化しましたッ！プラトーン！！
そして、またアーバンライナーで大阪へ。帰り際に頂いたしるこサンドを食べながら、謎の満足感で帰路につきました。
あと何回かやれば、もっとレベルアップしそうな気がしますので、引き続き出張ミニマリストの企画をお楽しみしてください。
最後に、まはるさんからの感想文です。
思い切ってお願いして良かったです。
大切な資料をスキャンしまとめたことで教科書類の整理の仕方もわ
母も家族共有化することで役割の断捨離ができそうと更に張り切っ
そして何より肘さんは笑顔が似合う気さくな方だったので良い意味
また色々教えてくださいね、ありがとうございました(*^^*)
今度名古屋に来たときは、
めんどくさくて記事がちょっと全部読むことができませんでしたごめんなさい
手間だ管理だとかそういうのから解放されたい系の人間なのでアカウントとか作れません
紅白落選残念でしたね
＞手間だ管理だとかそういうのから解放されたい系の人間なのでアカウントとか作れません
Ｅｖｅｒｎｏｔｅだけで管理が一元化できるんで便利だとは思うんですが。
＞紅白落選残念でしたね
ほんと残念です。しかし、ももクロちゃんへの熱量は更に高まりました！
やっぱり、デジタル化する手間がめんどいです。
「BLOGOS編集部 @ld_blogos 多くは、この3年間のうちにミニマリストとして開眼していた。／ミニマリストは今後増えるのか？ 真剣に買う、吟味して買う、迷ったら買わない – 塩月由香 (WEDGE Infinity) http://buff.ly/1IopYBd 」
読んだよ！
肘さん、ばっちし出てる。
ももクロさんの紅白のことは、よくわからないけど、
ももクロさんが何があっても、負けない子達だっていうのはわかります。
フアンのみなさんもこれからも、変わらず応援されるんだってのも。
Ｖ系はＸＪＡＰＡＮとゴールデンボンバーが紅白でるよ！
今日からXJAPANツアー始まったよ！
(乂Д´)！(乂Д´)！(乂Д´)！(乂Д´)！(乂Д´)！(乂Д´)！
＞やっぱり、デジタル化する手間がめんどいです。
そうなんですね。
もっと簡単にデジタル化する手段を考えていきます。
紅白にＸＪＡＰＡＮが出るんですか！？
まさかの展開ですね！
同じV系でもＸＪＡＰＡＮとゴールデンボンバーとではかなり違っていて面白いです笑
ゴールデンボンバーのエンターテイメント性はももクロちゃんと通ずるものがあると感じていますので、ぜひ頑張って欲しいですね！
こんにちは。
出張ミニマリスト、とても参考になりました。
ペーパレス化にあたり、一個人で頑張った場合、
書類を一日でデータ化できる分量の目安がわかりました。
タブレットが有効な事もわかりました。
やはり暮らしをスリム、スッキリ、スムーズにする為に
一番の難所は物、というより、紙、です。
物は無くせば、その容積の分だけスッキリしますが、
紙を数十枚無くしても、あまりスッキリ感がもてないです。
ただやみくもに捨てては、必要な物も失くして今うので、
管理、の部分では、ザッパな私にはまるで向いていません。
書類書籍データ管理委託会社、があったら、
丸投げしたいくらいに量があります。
また、自分の物でない範囲もあるので、全くもって頭が痛いです。
紙が貴重だった時代には、こんな悩みもなかっただろうな、
と、現実逃避に走ったりもします。
肘さんの今回の試みを励みに、やはり、
ずっとずっと重かった腰を上げて、
これだけの書類をデータ化したぞ！と、
一日一束で、コツコツとしていくしかないのかな、
と思いました。
また企画を楽しみにしています。
＞、一個人で頑張った場合、
書類を一日でデータ化できる分量の目安がわかりました。
タブレットが有効な事もわかりました。
スキャナの性能にもよりますが、大体、６時間で本２０冊ぐらいですね。紙のデジタル化となると、どうしてもタブレットが必要になってくると思います。まあ最近のスマホは大型ですので、スマホで大丈夫かもしれません。
＞書類書籍データ管理委託会社、があったら、
まあＥｖｅｒｎｏｔｅがそれに一番近いのかもしれません。早くペーパーレス化社会になって、書類の管理を楽にして欲しいですよね。結局、書類もパソコンで作っているわけなんで、今起こっていることは、デジタル→紙→デジタルというあまりにもムダなことなんですよ。そのうち人工知能が全てやってくれるようになるとは思います。
＞一日一束で、コツコツとしていくしかないのかな
人にもよりますが、デジタル化する作業は楽しいですよ。
「一応セキュリティは大丈夫だと思いますが、万が一のことを考えて、本当に見られたらヤバい超重要書類はデジタル化しないほうがいいです。どんだけセキュリティシステムが万全でも、自分の管理がおろそかだと意味が無いですからね。」
…ぬぬぬ。その見極めが大切なんでしょうね。。。
どこまで出来るかわかりませんが、しかし、取り組む日が着た時には
努力は必ず報われると信じていたいと思います。。。
オフ会に参加したい旨を、メールしました。
お会いできることを楽しみにしています＾＾v
契約書とかは絶対に捨てたりはしないですね。
アカウントのパスワードも自分にしかわからないパターンで入力しています。
もし盗み見られても何も問題がないように。
オフ会で会えるの楽しみにしています！
もう、肘さん！
自分ばっかりカッコイイもので目隠ししてずるいです！笑
スタイリッシュでしょ笑
これがやみつきになるんですよ…笑